Gambaran perusahaan
Perusahaan pembiayaan yang menyediakan pembiayaan kendaraan dan konsumen melalui jaringan cabang.
Tantangan
Kebijakan internal dikirim lewat email dan cabang membalas untuk mengonfirmasi. Setiap revisi membuat proses diulang dari awal, dan rekapnya ada di spreadsheet.
- Konfirmasi tersebar di banyak kotak masuk
- Revisi mengulang seluruh proses
- Konfirmasi yang belum masuk sulit diketahui
Solusi
Kebijakan menjadi dokumen terbit di Knowyz dengan tanggal tinjau. Tim kepatuhan meminta grup terkait menandatangani setiap versi dan menindaklanjuti dari laporan tanda tangan.
- Tanda tangan per versi untuk grup tertentu
- Laporan tanda tangan yang belum ada dan unduhan CSV
- Perbandingan versi sebelum meminta tanda tangan ulang
Dampak
| Dampak utama | Penjelasan |
|---|---|
| Satu tempat untuk konfirmasi | Setiap tanda tangan tersimpan bersama versi dan waktunya. |
| Revisi lebih sederhana | Versi baru otomatis meminta orang yang sama menandatangani lagi. |
| Tindak lanjut yang jelas | Tim melihat siapa yang belum menandatangani. |
Kesimpulan
Tanda tangan per versi mengubah konfirmasi kebijakan dari urusan email menjadi catatan yang bisa diandalkan tim kepatuhan.